月初になると、院内がピリピリする。レセプト業務の負担を見直すには
「先生、この患者さんの病名を確認していただけますか」
診療の合間に声をかけられて、「あとで見ます」と答える。ところが、患者さんの対応を続けるうちに時間が過ぎ、再び確認を求められる。
院長は「今は診療で手が離せない」。事務スタッフは「返答がないと請求作業が進まない」。
どちらも相手を困らせたいわけではありません。それでも、締切が近づくと「さっきもお願いしたんですが」という一言が責めているように聞こえたり、「今、忙しいから」という返事が突き放したように伝わったりします。
普段は普通に話せているのに、月初だけ声をかけるタイミングを探ってしまう。そんな空気に、心当たりはありませんか。
「確認が遅い」「返答がない」と感じるすれ違いは、どこで起きるのか
院長からすると、診療中に何度も声をかけられるのはつらいものです。患者さんを待たせているときなら、なおさらでしょう。
一方、事務スタッフには、院長の判断がなければ終わらない作業があります。ほかの点検を進めていても、未回答の項目が頭に残る。締切までの日数を数えながら、もう一度聞くべきか迷います。
「もっと早く聞いてくれればいいのに」「先週からお願いしているんだけど……」
こうした行き違いがあるときは、確認事項がどう渡され、どこに残っているかを見てみてください。
口頭で伝えたもの、机に置いた付箋、電子カルテ内のメモ。渡し方がばらばらだと、院長は何件の確認が残っているのか把握しにくくなります。事務スタッフも、まだ見ていないのか、見たけれど回答がないのかがわかりません。
本人たちはきちんと伝えたつもりでも、途中で止まっていることがあります。
確認事項を探し回らなくて済むようにする
院長への確認事項は、院内で使っているシステムなどを活用し、一か所で見られるようにしておきます。
患者さんを識別する情報、確認したい内容、回答が必要な期限、対応状況。それらが同じ場所にあれば、「あの件、どうなりましたか」と聞き直す手間を減らせます。
質問の書き方も、少し工夫したいところです。
「病名を確認してください」だけでは、院長はカルテを開き、何を確かめるのか探すところから始めます。診療の合間に見るには、これが案外時間を取ります。
どの診療行為の、何が不明なのか。事務側でどこまで調べて、何が判断できなかったのか。そこまで書いてあれば、院長も確認する箇所を絞りやすくなります。
ただし、請求に合わせて病名を機械的に追加する運用は避ける必要があります。診療内容や記録を踏まえ、医師が適切に判断することが前提です。
「手が空いたら確認する」では、いつまでも待たせてしまう
「手が空いたら見ておきます」
そのつもりで答えても、診療が終われば電話や書類、別の相談が入ります。気づいたときには、事務スタッフが帰る時間になっていることもあるでしょう。
待つ側には、いつ回答が来るかわかりません。もう一度声をかけると嫌な顔をされそうで、聞きにくくなることもあります。
レセプト業務が集中する期間だけでも、確認する時間を決めてみてください。午前診療後や終業前など、院内の流れに合わせて短い時間を取ります。
たとえば、「確認するものはここにまとめておいて。午前の診療が終わったら見るね」と伝えておけば、事務スタッフも質問をまとめやすくなります。
その時間に確認しきれなかったものは、いつ返答できるかを伝える。期限が迫っているものは、別途知らせてもらう。そこまで決めておくと、双方が何度もタイミングを探る必要がなくなります。
月初に見つかる不明点を、少しでも前に片づけておく
月初にまとめて点検すると、確認事項も修正も一度に出てきます。院長への質問が重なるのは、そのためでもあります。
月中に気づいた不明点は、その時点で確認しておく。毎月同じ入力漏れが見つかるなら、入力する段階で何を確認すればよいか話しておく。小さなことですが、締切前に持ち越す作業を減らすためには大切です。
ただ、月中の準備を増やすように言うだけでは、現場は困ります。受付や会計で一日が終わる状態なら、いつ取り組めるのかも一緒に考える必要があります。
また、同じ修正が続くときに「また間違っている」で終わらせると、報告しづらくなります。
入力時に必要な情報がそろっていなかったのか。確認先がわからなかったのか。忙しい時間帯に作業が重なったのか。実際に起きた一件を見ながら話す方が、次に変えることを決めやすくなります。
毎月繰り返す目視チェックは、ツールで軽くできるか確かめる
確認のやり取りを整えても、レセプトを一件ずつ点検する作業に時間がかかっている場合があります。
同じ条件を照合するために、画面を開き、項目を探し、必要があれば調べ直す。その作業を毎月繰り返しているなら、自動点検ツールで支援できる部分がないか検討してみてもよいでしょう。
確認が必要と考えられる箇所をツールで整理し、担当者がその内容を確かめる。そこから医師の判断が必要なものをまとめれば、院長への確認の出し方も見直せます。
もっとも、指摘がたくさん出れば役に立つ、というわけではありません。「これは確認不要」と振り分ける作業ばかり増えれば、担当者はかえって忙しくなります。
実際に使うスタッフと一緒に結果を見て、何を確認すべきかわかるか、準備や結果の読み取りを含めて手間が減るかを確かめましょう。
診療内容を踏まえた判断や、最終的な確認・修正は医療機関で行います。ツールが担う作業と、人が判断する作業を分けておくことも必要です。
月初も、普通に声をかけ合える院内にしたい
「忙しいときに、また確認か」と思ってしまう院長。「今日こそ返事をもらわないと」と身構える事務スタッフ。
締切前には、普段なら気にならない言葉にも引っかかります。あとになって「少し言い方がきつかったかな」と感じることもあるでしょう。
毎月それが続くなら、どちらの対応が悪かったかを考える前に、確認が途中で止まる理由に目を向けてみてください。
未回答のものが見えていて、いつ確認してもらえるかがわかる。それだけでも、待つ側の不安と、急に催促される側の苛立ちは変わってきます。
院長が「あとで」と答えたまま気にし続けずに済む。事務スタッフが、遠慮しながら何度も声をかけずに済む。月初にもそんなやり取りができるよう、まずは一つ、確認の流れを整えてみませんか。
毎月の点検負担を見直す、HUMEDITのレセコンAI
HUMEDITのレセコンAIは、レセプト電算処理用ファイル（UKE）をもとに、算定漏れや返戻リスクが疑われる箇所を整理し、医療機関での確認を支援します。
毎月の目視点検に時間がかかり、確認や修正が締切前に集中している。そんなときに、点検にかかる時間とコストを見直すためのサービスです。
結果の最終確認と修正は、医療機関で行います。
自院の点検作業のどこに使えるか、担当スタッフの負担をどこまで軽くできるか。まずはご相談ください。
